تأسست هذه المديرية بحكم المادة 22/أ من قانون الجمعيات النافذ بهدف دعم الجمعيات حيث تعنى المديرية من خلال أقسامها إلى تقديم الدعم المالي المباشر ودعم المشاريع الممولة من الصندوق بعد دراسة وضع الجمعيات ودعم الجمعيات التي تنطبق عليها الشروط كذلك الإشراف على إدارة استثمار اموال الصندوق وأيضاً إدارة الخطط والبرامج اللازمة لتوثيق العلاقة بين الصندوق والجهات الشريكة وتجذير ثقافة التميز. وتضم المديرية (3) اقسام، هم:
أولاً: قسم الدعم ومتابعة المشاريع، ويتولى المهام التالية:
-
وضع أسس ومعايير الدعم بمختلف أشكالها وعرضها على مجلس إدارة سجل الجمعيات لإعتمادها بما يتوافق مع خطة العمل والأهداف وأولويات صندوق دعم الجمعيات .
-
تصميم نماذج الطلبات مع تحديد المرفقات المتعلقة بكل طلب على حدة وعرضها على مجلس إدارة سجل الجمعيات لإعتمادها .
-
الإعلان عن بدء إستقبال طلبات الدعم عبرالصحف الرسمية وموقع سجل الجمعيات الإلكتروني وعبر الرسائل النصية (SMS) متضمنة شروط الإنتفاع بشكل واضح .
-
إستلام ودراسة طلبات الدعم النقدي المقدمة وإختيار الجمعيات التي تتماشى مع أولويات ومعايير صندوق دعم الجمعيات .
-
إستلام ودراسة وتقييم مقترحات المشاريع المقدمة ومفاضلة المقترحات التي تتماشى مع أولويات ومعايير صندوق دعم الجمعيات المعتمدة .
-
متابعة جميع الإجراءات المعتمدة والمتعلقة بالحصول على الموافقة للدعم النقدي عن طريق عرضها على أمين عام السجل ومتابعة إصدار قرار الرفض أو القبول من قبل مجلس إدارة سجل الجمعيات
-
متابعة جميع الإجراءات المعتمدة والمتعلقة بالحصول على الموافقة لتمويل مشروع عن طريق عرضها على أمين عام السجل ومتابعة إصدار قرار الرفض أو القبول من قبل مجلس إدارة سجل الجمعيات .
-
إعداد ومتابعة المخاطبات والمراسلات لكافة الجهات المتقدمة لصندوق دعم الجمعيات لتحديد رفض أو قبول المشاريع المقدمة مع عرض أسباب الرفض .
-
إعداد ومتابعة المخاطبات والمراسلات لكافة الجهات المتقدمة لصندوق دعم الجمعيات لتحديد الجمعيات التي تم تقديم الدعم النقدي لها .
-
التأكد من دقة الإتفاقيات وإدارتها وفق لخطة عمل المشروع وفقاً للأهداف الموافق عليها من قبل مجلس إدارة سجل الجمعيات .
-
التأكد من دقة دراسة الجدوى الإقتصادية المقدمة للمشاريع وتحديد أوجه إنفاق مبلغ المنحة بما يتماشى مع المبلغ المقدم من صندوق دعم الجمعيات .
-
إعداد الدراسات والتقارير التي تهدف الى جمع البيانات عن صندوق دعم الجمعيات .
-
توثيق نتائج صندوق دعم الجمعيات ومخرجاته وتقييم النتائج وتقديم التوصيات اللازمة اعتماداً على حصيلة نتائج المشاريع والأنشطة المنفذة .
-
تنبيه ورفع التوصيات للمرجع المختص في حالة ملاحظة أي خلل في أي من المشاريع او في أمر يتعلق بإدارة المنحة .
-
إعداد الدراسات والتقارير التي تهدف الى جمع البيانات عن المشاريع الممولة وعن مقترحات المشاريع المقدمة للتمويل .
-
توثيق نتائج المشاريع ومخرجاتها الواردة من الوزارات المختصة وتقييم النتائج وتقديم التوصيات اللازمة للمشاريع المستقبلية اعتماداً على نتائج المشاريع المنفذة لرئيس قسم الإتصال وإدارة المشاريع
-
وضع الخطط والبرامج اللازمة لتوثيق العلاقة بين صندوق دعم الجمعيات والمؤسسات الأخرى والتي تشمل الجهات المانحة .
-
الإشراف على الندوات والمؤتمرات الصحفية .
-
المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي .
ثانياً: قسم استثمار أموال الصندوق، ويتولى المهام التالية:
-
متابعة التبرعات والهبات المقدمة إلى صندوق دعم الجمعيات.
-
اقتراح المشاريع الاستثمارية لأموال الصندوق على مجلس ادارة سجل الجمعيات.
-
متابعة تسجيل الأموال المنقولة وغير المنقولة في دوائر التسجيل المختصة باسم صندوق دعم الجمعيات والناتجة عن أيلولة أموال الجمعيات للصندوق أو تلك التي يتم التبرع بها للصندوق بشكل مباشر أو غير مباشر وجميع ما يتعلق بمعاملات نقل الملكية من وإلى الصندوق.
-
وضع السياسة العامة الاستثمارية للصندوق ورفعها لمجلس ادارة سجل الجمعيات لإقرارها.
-
وضع الخطة العامة لاستثمار أموال المؤسسة ورفعها لمجلس ادارة سجل الجمعيات لإقرارها.
-
الإشراف على تنفيذ السياسة الاستثمارية للصندوق ووضع الخطط والبرامج اللازمة لتنفيذ تلك السياسة ومتابعة تنفيذها.
-
إعداد مشروعات التعليمات التنفيذية للصندوق بما يكفل تحقيق أغراض صندوق دعم الجمعيات ورفعها لمجلس ادارة سجل الجمعيات لإقرارها.
-
تنفيذ أي مهام يكلف بها من قبل مجلس إدارة سجل الجمعيات أو تناط به بموجب الأنظمة والتعليمات التنفيذية التي تصدر بمقتضى أحكام القانون.
-
متابعة تنفيذ قرارات المجلس المتعلقة بالتبرع للجمعيات أو الاتحادات أو الإئتلافات بموجودات الجمعيات والاتحادات التي انقضت شخصيتها الإعتبارية إضافة الى القرارات المتعلقة بنشر إعلانات حل الجمعيات في الصحف اليومية (للجمعيات التي لا تمتلك رصيد كافي في حسابها لتغطية نفقات الإعلان).
-
متابعة قيد المبالغ التي تم تحصيلها من الجمعيات لجمع التبرعات بطريقة مخالفة لأحكام قانون الجمعيات والأنظمة والتعليمات الصادرة بمقتضاه.
-
قيد أي أموال يحصل عليها الصندوق بموجب احكام قانون الجمعيات النافذ وأي أموال أخرى يوافق عليها المجلس.
-
مسك السجلات اللازمة لتوثيق ادخالات واخراجات الأموال الواردة للصندوق والتبرعات.
-
العمل ضمن اللجان المشكلة من مجلس إدارة سجل الجمعيات والمشاركة في الزيارات الميدانية.
-
مخاطبة ومتابعة الوزارات المختصة في أية أمور مالية تتعلق بالصندوق.
-
المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي.
ثالثاً: قسم المحاسبة، ويتولى المهام التالية:
-
تزويد الوحدات ذات العلاقة بتقارير المتابعة والتقارير المالية بشكل دوري.
-
ادارة الاتفاقيات بدقة من حيث الالتزامات المالية والإدارية والقيام بتعديلها ان اقتضت الحاجة.
-
تقديم المشورة والنصح في الجوانب المالية وتمويل المصروفات والمشاريع.
-
مراقبة المدفوعات والمقبوضات واعتماد المصروفات وتشمل مصاريف المشاريع الممولة ضمن حدود الصلاحيات المخولة لأصحاب القرار.
-
تنفيذ قرارات المجلس المتعلقة بالأمور المالية الخاصة بمخصصات صندوق دعم الجمعيات.
-
متابعة الاعمال المالية والمحاسبية والتأكد من تطبيقها للأنظمة المالية والمحاسبية واستخدام برنامج الاتمتة المعتمد.
-
متابعة قيد الأموال الواردة للصندوق في الحسابات وحساب الأمانات الخاص بالصندوق.
-
تحديد أوجه الغنفاق وبنود الصرف في بداية كل عام بناءً على المخصص المرصود من الموازنة العامة لمديرية صندوق دعم الجمعيات.
-
متابعة إعداد الحسابات الختامية وتدقيقها.
-
التنسيب لمجلس إدارة سجل الجمعيات لإقرار مشروع الموازنة السنوية للصندوق مع بيان أوجه الصرف المختلفة والمبالغ المخصصة لكل منها.
-
مراجعة التقرير السنوي عن أعمال الصندوق والبيانات المالية الختامية المتعلقة به ةالتنسيب لمجلس إدارة سجل الجمعيات لإقرارها.
-
اعداد موقف مالي لحساب صندوق دعم الجمعيات ومطابقته وتزويد مجلس إدارة سجل الجمعيات بالموقف المالي.
-
العمل ضمن اللجان المشكلة من مجلس إدارة سجل الجمعيات والمشاركة في الزيارات الميدانية
-
أي مهام أخرى يتطلبها اجراء دورة مستندية مستقلة في الصندوق.
-
متابعة إيداع المبالغ التي تؤول من حل الجمعيات في حساب حل الجمعيات.
-
الرد على استيضاحات ديوان المحاسبة المتعلقة بحساب صندوق دعم الجمعيات وعمل التقارير المالية المطلوبة.
-
اعداد كتب الصرف الخاصة بالدعم النقدي ودعم مشاريع الجمعيات بموجب قرارات المجلس.
-
صرف المطالبات المالية بعد أخذ الموافقات والقرارات اللازمة من مجلس إدارة سجل الجمعيات.
-
تدقيق حساب الأمانات المتعلق باسترداد دعم المشاريع أو حل الجمعيات.
-
المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي.