يعنى المكتب بتسهيل مهام الوزير، وبتأمين كافة الاحتياجات والمتطلبات اللازمة لإنجاز العمل بسهولة ويسر، كما يقوم المكتب بتنسيق جميع الأنشطة المتعلقة بمكتب الوزير من جهة ومكتب الأمين العام والوحدات الإدارية المختلفة في الوزارة، وجميع الجهات الخارجية ذات العلاقة من جهة أخرى، ويعمل على ابراز صورة ايجابية عن قيادة الوزارة في حرصها على التميز في تقديم الخدمات المطلوبة من الوزارة للشرائح المستفيدة، واهتمامها الدائم بمصالح المواطنين، والمشاركة في تطبيق معايير ثقافة التميز في الوزارة. ويتولى المكتب تنفيذ المهام التالية:
-
استقبال ضيوف الوزير عند وصولهم وتوجيههم لمكتب الوزير ومراعاة التعامل معهم بدبلوماسية وحسب الأصول المرعية.
-
تأمين الاتصالات الهاتفية للوزير، واستقبال المكالمات وتحويلها، وتوثيق أسماء المتصلين للرد على مكالماتهم في حال عدم تواجد الوزير في حينه.
-
إدارة مواعيد الوزير والتأكد من تنسيقها وتسجيلها وتحضير كافة الملفات والوثائق اللازمة للاجتماعات والفعاليات التي يحضرها الوزير قبل الموعد بوقت كاف.
-
استلام البريد والمراسلات والمعاملات الواردة لمكتب الوزير وفهرستها.
-
التنسيق مع ديوان الوزارة حول توثيق وتسجيل البريد الوارد حسب الجهة المعنية.
-
تتبع سير البريد والمعاملات الخاصة بمكتب الوزير (الواردة والصادرة)، ومتابعة الإجراء اللازم.
-
طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بمكتب الوزير.
-
توثيق وتنظيم المراسلات والتقارير والمعاملات، وإدارة الملفات الخاصة بمكتب الوزير.
-
تأمين جميع اللوازم والقرطاسية والأجهزة والأدوات اللازمة لمكتب الوزير، واجتماعاته والنشاطات التي يشارك بها، بالتنسيق مع المديريات المعنية.
-
تأمين وسائل النقل للوفود الزائرة بالتنسيق مع المديريات المعنية.
-
التنسيق مع المديريات المعنية لعمل حجوزات القاعات لعقد الندوات والاجتماعات، وتوفير وسائل الدعم اللوجستي لمكتب الوزير والوفود الزائرة.
-
إعداد وتنظيم الملفات الخاصة بالوزير بما في ذلك الملفات المتعلقة باللجان الوزارية ولجان مجالس الإدارات وغيرها من اللجان.
-
الأشراف على نظافة وترتيب مكتب الوزير وقاعات الاجتماعات ومكاتب الموظفين العاملين في مكتب الوزير.
-
الإشراف على أعمال قسم الشؤون البرلمانية.
-
المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي.