مديرية الشؤون الإدارية:

     تعنى المديرية بتأمين كافة احتياجات الوزارة من المواد واللوازم ومتابعة عمليات شرائها واستلامها وصرفها وتخزينها وإدارة المستودعات ومراقبة عمليات الجرد الدوري، وتعمل المديرية على تأمين الخدمات اللازمة كالاتصالات وعمليات الصيانة والنظافة لكافة مرافق الوزارة وتقوم بتنظيم تناقل المراسلات الصادرة والواردة من وإلى الوزارة بالإضافة إلى تقديم خدمات الطباعة للمديريات المختلفة؛ وتقوم بتأمين احتياجات الوزارة من وسائل النقل ومتابعة صيانتها وإدارة حركتها وتنقلاتها، والمشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي. وتضم المديرية (6) أقسام هي:

أولاً: قسم الديوان، ويتولى المهام التالية:

1. تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة يدوياً وإلكترونياً.

2. متابعة توزيع المراسلات الواردة والصادرة والتأكد من صحتها ووجود المرفقات معها.

3. نقل المراسلات والملفات بين الوحدات الإدارية المختلفة مع المحافظة على سريتها.

4. التنسيق مع المديريات المعنية للرد على المراسلات الواردة دون تأخير.

5. أرشفة الوثائق والمراسلات يدوياً وإلكترونياً وتدقيقها والتأكد من صحة إدخالها وفهرستها وحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها.

6. فهرسة الملفات بالتنسيق مع المديريات الأخرى وحفظها يدوياً وإلكترونياً.

7. قيام موظفي الصادر بارسال البريد الموجه الى الجهات الخارجية عبر نظام التراسل الحكومي المستحدث من وزارة الاقتصاد الرقمي.

8. المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي

ثانياً: قسم الحركة، ويتولى المهام التالية:

1. ضبط وتنظيم حركة السيارات وفقا للأنظمة والتعليمات المعمول بها.

2. الإشراف على صرف كوبونات الوقود للمركبات العاملة لدى الوزارة/المركز.

3. توزيع العمل بين السائقين وإصدار أوامر الحركة.

4. الإشراف على صيانة وإصلاح السيارات وترخيصها وتأمينها.

5. متابعة مبيت المركبات التابعة للوزارة في جميع المديريات في الميدان والتدقيق عليها.

6. متابعة اصلاح السيارات والمركبات العاملة لدى الوزارة المركز لدى ورش الاصلاح من خلال لجنة استلام صيانة المركبات الخاصة بالحركة.

7. تجهيز المخاطبات الرسمية بخصوص اصلاح كافة المركبات العاملة لدى الوزارة.

8. المشاركة في أعمال لجنة تعديل كمية استهلاك المحروقات لسيارات الوزارة والميدان.

9. المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي

ثالثاً: قسم اللوازم والإمداد والخدمات المساندة، ويتولى المهام التالية:

1. الإشراف على حفظ وتخزين اللوازم والأجهزة والأثاث في مستودعات الوزارة والمحافظة عليها.

2. قيد اللوازم في السجلات وتحرير مستندات الإدخال والإخراج وطلبات المشتري المحلي وضبط الإستلام والتدقيق عليها.

3. الإشراف على تزويد الوزارة بمستلزمات التدفئة والتكييف والمياه في جميع الأوقات ومراعاة مبدأ الترشيد.

4. المشاركة في لجان إتلاف الأثاث واللوازم ومتابعة عمليات الإتلاف.

5. جرد اللوازم في مستودعات الوزارة ومتابعة عمليات الجرد في مديريات الميدان.

6. حفظ وتدقيق جميع المعلومات والتقارير والبيانات الخاصة باللوازم يدوياً وحاسوبياً.

7. صرف وتوزيع مواد الإغاثة للمحتاجين والمنكوبين بالتنسيق مع الجهات المعنية في الوزارة.

8. التنسيق مع دائرة اللوازم العامة فيما يخص طرح العطاءات وتسلم المواد التي تصرف من قبلهم.

9. التنسيق مع كافة الوحدات الإدارية في الوزارة لتأمين الاحتياجات من اللوازم.

10. استلام التبرعات وصرفها حسب الأصول.

11. تطبيق إجراءات توفير المواد المادية بالكمية والجودة والسعر والوقت المناسب من المصادر الملائمة وبشروط توريد وإمداد مناسبة بما يتوافق مع التشريعات النافذة.

12. توفير الموارد المادية والمعنوية اللازمة من تجهيزات ومعدات ولوازم من أدويه وألبسة وإعاشة ومواد غذائية للمؤسسات والمراكز التابعة للوزارة وتزويدها ضمن خطة زمنية محدده.

13. حفظ وتخزين مواد الإعاشة والتغذية وفقاً للتشريعات النافذه.

14. الإشراف على إعداد خطة تزويد وإمداد المواد التموينية وطرق تصنيفها وحفظها وفق للكميات والمواصفات المطلوبة في عطاء التوريد.

15. متابعة معالجة مسائل النقل والتأمين والاستلام والتخزين، وإيجاد البدائل والحلول المناسبة ورفع التوصية بشأنها للمرجع المختص.

16. الإشراف على أمن وسلامة وحماية الوزارة، ورفع الملاحظات لمدير المديرية.

17. فتح سجل بأسماء الزوار وتزويد مدير الشؤون الإدارية بكشف الأسماء يوميا.

18. تأمين الاتصالات الهاتفية من وإلى الوزارة وتسهيلها على الموظفين والمواطنين وطالبي الخدمات.

19. تأمين تصوير وتجليد الأوراق والملفات والتقارير المتعلقة بعمل الوزارة.

20. تأمين خدمات الضيافة لموظفي الوزارة وزوارها.

21. الإشراف على نظافة الوزارة.

22. المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي

رابعاً: قسم المشتريات والعطاءات، ويتولى المهام التالية:

1. التخطيط لأنشطة الشراء واعداد خطة الشراء السنوية.

2. حوسبة العمليات الشرائية واستخدام أساليب التكنولوجيا الحديثة لحفظ البيانات والوصول اليها عند الحاجة.

3. استلام المواصفات والشروط الخاصة من الوحدات الإدارية التي تطلب شراء اللوازم والخدمات ومراجعتها.

4. إعداد كتب شراء الخدمات واللوازم وادارة المخصصات المالية بالتنسيق مع مديرية الشؤون المالية.

5. شراء المواد اللازمة لمركز الوزارة ضمن الصلاحيات المنصوص عليها في النظام.

6. الإحتفاظ بقاعدة بيانات الموردين والوصول الى أفضل مصادر التوريد مع احداث توازن بين السعر والجودة.

7. المشاركة في لجان الشراء خارج الوزارة.

8. أرشفة وحفظ الملفات بعد تسلمها من لجنة المشتريات حسب الأصول.

9. المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي

    

خامساً: قسم شؤون الابنية، ويتولى المهام التالية:

1. إنشاء أبنية جديدة لمؤسسات ومراكز الوزارة وتأهيل وتطوير الأبنية القديمة والممولة من موازنة مشاريع اللامركزية المتابعة والإشراف عليها.

2. تنفيذ ومتابعة مشاريع الديوان الملكي مباني تابعة للوزرة ( انشاء ابنية لذوي الاعاقة او صيانة مباني لجمعيات كما هو موجود بسهل حوران) و القيام بعمل الدراسات الهندسية والتصاميم للمباني الخاصة بالوزارة  لغايات طرح العطاءات للمبادرات الملكية السامية.

3. تنفيذ المبادرات الملكية السامية بانشاء وصيانة مساكن متفرقة وشراء مساكن حسب التوجيهات الملكية السامية في جميع محافظات المملكة.

4. تنفيذ واشراف واستلام مشروع مساكن الاسر الفقيرة من حيث الانشاء والصيانة والشراء في جميع محافظات المملكة والملزم للسادة شركة الحق للتنمية الزراعية.

5. تأهيل الاسر الفقيرة على مشروع المساكن بعد الزيارة الميدانية المترتبة على ذلك تمهيدا لتنفيذ المشروع.

6. إعداد ومتابعة ومراقبة تنفيذ الخطط الإدارية والفنية والمالية ومتابعة تنفيذ الاتفاقيات التمويلية والاستشارية لمختلف المشاريع المتعلقة بعمل قسم شؤون الابنية.

7. تصميم نماذج ومخططات هندسية ومواصفات فنية للوحدات السكنية الفقيرة والعفيفة وبما يتناسب مع قيمة المخصصات المالية المتوفرة لهذه الغاية.

8. القيام بعمل الدراسات الهندسية والتصاميم للمباني الخاصة بالوزارة  ولغايات طرح العطاءات اما من موازنة اللامركزية او من اليونيسيف والاتحاد الاوروبي ومفوضية اللاجئين.

9. إدامة الأبنية القائمة لمؤسسات الوزارة ومراكزها المختلفة عن طريق اعمال الصيانة المستمرة لها واعداد جداول الكميات وطرح واستلام عطاءات الصيانة.

10. اعداد المواصفات وطرح عطاءات الطاقة الشمسية الضوئية والسخانات الشمسية على مباني الوزارة.

11. صرف المطالبات المالية الخاصة بجميع العطاءات.

12. الاتصال والتنسيق ما بين كافة الجهات الحكومية وغير الحكومية المشاركة والمنفذة لمختلف عناصر المشروع.

13. توصيل خدمات من المياه والكهرباء للمساكن والمباني التي يتم تنفيذها من قبل الوزارة.

14. المشاركة في أعمال لجنة الطوارئ المركزية.

15. المشاركة في لجان استئجار واخلاء المباني واستلام المباني والمساكن .

16. استملاك الاراضي لصالح وزارة التنمية الاجتماعية.

17. إعادة تخصيص او تخصيص الاراضي الحكومية لصالح وزارة التنمية/ و الجمعيات الخيرية.

18. استملاك الأبنية لصالح الوزارة عن الطريق الشراء المباشر او التبرع او التخصيص من دوائر حكومية اخرى.

19. استئجار الأبنية الجديدة لمديريات ومكاتب ومؤسسات والمراكز التابعة للوزارة واعداد المخاطبات اللازمة بذلك.

20. اخلاء المباني المستأجرة القديمة وتشكيل اللجان الازمة بذلك.

21. متابعة السكن الوظيفي التابعة للوزارة من إشغال وصيانة.

22. متابعة مطالبات اشتراكات المياه والكهرباء مباني المديريات والمكاتب والمؤسسات والمراكز التابعة للوزارة.

23. متابعة حجوزات شقق الضيافة بالعقبة مع الصيانة الدائمة لها والايرادات.

24. المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي.

     

سادساً: قسم خدمة الجمهور، ويتولى المهام التالية:

1.    الإشراف على عملية إستقبال وتوجيه متلقيي الخدمة والتأكد من حصولهم على الخدمة المطلوبة حسب بطاقتها ضمن اختصاص عمل مناديب الخدمة ومتابعتها حسب الأصول. 

2.    الإشراف على تطبيق منهجية الشكاوى والاقتراحات في الوزارة.

3.    متابعة تطوير أماكن خدمة الجمهور في كافة المديريات بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

4.    الإشراف على مناديب الخدمة كل حسب اختصاصه والتأكد من متابعتهم لتوفير وتزويد طالب الخدمة ببطاقة الخدمة والنماذج اللازمة.

5.    متابعة  المستجدات التي تطرأ على آليات عمل الشكاوي والمشاركة في تديثها وتطويرها وتقديم مقترحات لتحسينها وضمان تنسيقها مع الجهات الداخلية حسب مصدرها وارتباطها حسب الاختصاص وتوثيقها حسب الأصول المتبعة.

6.    الإشراف على اعداد التقارير التتبعية لاحصائيات عمل الشكاوي على مستوى الوزارة داخلياً وعلى مستوى الجهات الخارجية وابرزها رئاسة الوزراء.

7.    المساهمة في تنفيذ مسح قياس صوت متلقي الخدمة مع جهة الاختصاص في الوزارة.

8.    الإشراف والمتابعة مع جهات اختصاص عمل مناديب الخدمة لإلحاقهم بأي فعاليات توعوية وتدريبية متعلقة بمجال خدماتهم المقدمة حسب الإختصاص ووفق المستجدات التي تطرأ على تشريعاتها الناظمة حسب الأصول.

9.    الإشراف على آليات عمل واعداد تقارير متطلبات حق الحصول على المعلومات بموجب تشريعاتها الناظمة، والتأكد من اعداد احصاءاتها وتوثيقها وحصول طالب المعلومة على الخدمة المطلوبة، والعمل على اعداد تقاريرها ومخاطباتها اللازمة على المستوى الداخلي للوزارة وعلى المستوى الخارجي ومن أبرزها دائرة المكتبات الوطنية.

10.     الإشراف على متابعة عمل مناديب الخدمة وتطبيق استخدام الأنظمة المحوسبة للخدمة كل حسب اختصاصه بعد ضمان حصولهم على التدريب اللازم.

11.  الإشراف على متابعة احصائيات اعداد الزوار التي ترد من موظفي استقبال المراجعين والزوار والتأكد من توزيعها على مستوى خدمات الوزارة المقدمة حسب الإختصاص.

12.     المشاركة في تطبيق معايير التميز المؤسسي.