الرئيسية الوحدات الإداريةالوحدات المركزيةالوحدات الادارية المساندة

مديرية الشؤون الإدارية



تعنى مديرية الشؤون الإدارية بتأمين كافة احتياجات الوزارة من المواد واللوازم ومتابعة عمليات شرائها واستلامها وصرفها وتخزينها وإدارة المستودعات ومراقبة عمليات الجرد الدوري، وتعمل المديرية على تأمين الخدمات اللازمة كالاتصالات وعمليات الصيانة والنظافة لكافة مرافق الوزارة وتقوم بتنظيم تناقل المراسلات الصادرة والواردة من وإلى الوزارة بالإضافة إلى تقديم خدمات الطباعة للمديريات المختلفة؛ وتقوم بتأمين احتياجات الوزارة من وسائل النقل ومتابعة صيانتها وإدارة حركتها وتنقلاتها،

أقسام المديرية ومهامها:

تتشكل مديرية الشؤون الإدارية  من (5) أقسام، وهي:

قسم الديوان:

ويتولى المهام التالية:

·         تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة يدوياً وإلكترونياً.

·        متابعة توزيع المراسلات الواردة والصادرة والتأكد من صحتها ووجود المرفقات معها.

·        التنسيق مع المديريات المعنية للرد على المراسلات الواردة دون تأخير.

·        أرشفة الوثائق والمراسلات يدوياً وإلكترونياً وتدقيقها والتأكد من صحة إدخالها وفهرستها وحفظها بطريقة يسهل الرجوع إليها.

·        فهرسة الملفات بالتنسيق مع المديريات الأخرى وحفظها يدوياً وإلكترونياً.

قسم الحركة:

ويتولى المهام التالية:

·        ضبط وتنظيم حركة السيارات وفقا للأنظمة والتعليمات المعمول بها.

·        الإشراف على صرف كوبونات الوقود ومراقبة الصرفيات.

·       توزيع العمل بين السائقين وإصدار أوامر الحركة.

·        الإشراف على صيانة وإصلاح السيارات وترخيصها وتأمينها.

·        متابعة مبيت المركبات التابعة للوزارة في جميع المديريات في الميدان والتدقيق عليها

·        متابعة اصلاح السيارات والمركبات لدى ورش الاصلاح المتعددة بالميدان

·        تجهيز المخاطبات الرسمية بخصوص اصلاح كافة المركبات العاملة لدى الوزارة

·        مشاركة مأمور الحركة بلجنة تعديل كمية استهلاك المحروقات لسيارات الوزارة والميدان


قسم اللوازم والإمداد:

ويتولى المهام التالية:

·        الاشراف على حفظ وتخزين اللوازم والأجهزة والأثاث في مستودعات الوزارة والمحافظة عليها.

·        قيد اللوازم في السجلات وتحرير مستندات الإدخال والإخراج وطلبات المشتري المحلي وضبط الاستلام والتدقيق عليها.

·        الإشراف على تزويد الوزارة بمستلزمات التدفئة والتكييف والمياه في جميع الأوقات ومراعاة مبدأ  الترشيد  والحرص في استخدامات مصادر الطاقة والمياه.

·        المشاركة في لجان إتلاف الأثاث واللوازم ومتابعة عمليات الإتلاف في الميدان.

·        القيام بأعمال جرد اللوازم في مستودعات الوزارة ومتابعة عمليات الجرد في الميدان.

·        حفظ وتدقيق جميع المعلومات والتقارير والبيانات الخاصة باللوازم يدوياً وحاسوبياً.

·        صرف وتوزيع مواد الإغاثة للمحتاجين والمنكوبين بالتنسيق مع الجهات المعنية في الوزارة.

·        التنسيق مع دائرة اللوازم العامة فيما يخص طرح العطاءات وتسلم المواد التي تصرف من قبلهم وأية أمور أخرى تتعلق بعمل اللوازم.

·        التنسيق مع بقية الوحدات الإدارية في مركز الوزارة والميدان فيما يخص تأمين احتياجاتهم من اللوازم.

·        استلام التبرعات الواردة للوزارة وصرفها لمؤسسات الوزارة والجمعيات الخيرية حسب الأصول.

·        إعداد منهجيات وقواعد وإجراءات توفير المواد المادية بالكمية والجودة والسعر والوقت المناسب من المصادر الملائمة وبشروط توريد وإمداد مناسبة، ووفق ما نصت عليه التشريعات النافذة .

·        العمل على توفير الموارد المادية والمعنوية اللازمة من تجهيزات ومعدات ولوازم من أدويه وألبسة وإعاشة ومواد غذائية للمؤسسات والمراكز التابعة للوزارة وتزويدها في خطة زمنية محدده.

·        الإشراف على  عمل لجان العطاءات التي تعنى باللوازم والمواد التموينية من احتياجات أساسية وضروريه للمؤسسات .

·        إتباع أفضل الطرق والمنهجيات المتعلقة بحفظ وتخزين مواد الإعاشة والتغذية وفقاً للجودة المناسبة بما يراعي مبدأ وشروط السلامة العامة

·        تطبيق التشريعات من القوانين والأنظمة المتعلقة المتعلق بشراء اللوازم وتخزينها المتبع وفق فانون اللوازم العامة (دائرة اللوازم العامة)

·        الإشراف على ومتابعة تشكيل لجان العطاءات الفرعية وفق التشريعات الناظمة لها وتقييم أدائها.

·        الإشراف على إعداد خطة تزويد وإمداد المواد التموينية وطرق تصنيفها وحفظها وفق للكميات والمواصفات المطلوبة في عطاء التوريد.

·        المشاركة في عضوية طرح العطاءات التي تشكل وفق الأنظمة والتشريعات.

·        الإشراف على ومتابعة معالجة مسائل النقل والتأمين والاستلام والتخزين، وإيجاد البدائل والحلول المناسبة ورفع توصيه بها للمسئول المباشر.

·        الإشراف على حسن اختيار والتفاوض مع مصادر الإمداد والتزويد(خاصة عمليات الشراء من الأسواق ) واختيار مصادر التوريد المناسبة وفقاً لأسس معتمده ومدروسة والتي تتناسب مع جودة الكمية والسعر وطبيعة السلعة وجودتها. 

·        إعداد عطاءات اللوازم وفق تشريعاته الناظمة .

 

قسم المشتريات والعطاءات:

ويتولى المهام التالية:

1-    التخطيط السليم والدقيق لأنشطة الشراء المختلفة، ووضع سياسات وإجراءات اللازمة لعملية الشراء.

 

2-    وضع أسلوب إجرائي من خلال الحاسوب كما يلي:

-         استقبال طلبات الشراء.

-         إعطاء أرقام متسلسلة.

-    تفريغ المواد المتشابهة في جداول محددة، وإدخالها حسب تسلسلها و تواريخها والجهات الطالبة لها على الكمبيوتر، وذلك لتسهيل عملية الشراء وتسهيل الرجوع إليها عن الحاجة.

-         تحضير قوائم أسعار المواد المتكررة وتحديثها باستمرار.

 

3-    مراجعة المواصفات والخصائص للمواد المطلوبة والمبينة في طلبات الشراء المختلفة.

 

4-    الاستمرار في توفير الاحتياجات من المواد المطلوبة  وبالسرعة الممكنة.

 

5-    الوصول إلى انسب مصادر التوريد.

 

6-  الحصول على انسب الأسعار السارية في السوق وتقلباتها ، وذلك من خلال تقديم العروض لا تقل عن ثلاثة، واختيار الأنسب  و الأجود والمطابق لشروط العطاء، بحيث يكون صاحب العلاقة مشاركاً في فتح العروض.

 

7-  الإشراف على عمل لجان العطاءات المختلفة و تنظيمها حسب النصوص المتبعة في تعليمات العطاءات رقم (1) لسنة 1994 و تعديلاته.

 

8-  الإعلان عن العطاءات حسب تسلسل أرقامها، واستدراج العروض و فتحها وإحالتها على لجان فنية مختصة وحفظ ملفات العطاءات بعد الانتهاء من الإجراء.

 

9-  تنظيم إجراءات العطاءات و شروط الاشتراك فيها، تقديم دعوة العطاء، ووثائقها، ودراسة العروض، والإحالة و الضمانات الواجب تقديمها من قبل المناقصين والمتعهدين، والمسؤوليات و الالتزامات المترتبة عليهم عند عدم الالتزام بعرضهم، أو تنفيذ عقود الإحالة المبرمة معهم، وذلك بموجب تعليمات نظام العطاءات.

 

10- تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء لتناسب مع نفقات إعداد وطباعة الدعوة و الوثائق المحلية
وقيمة العطاء.

 

11-  الاحتفاظ بقائمة الموردين المعتمدين متضمناً المواد والخدمات التي تقدمها وعناوينهم.

 

12-     أرشفة وحفظ ملفات العطاءات.

 

13-  متابعة تنفيذ العطاءات وتوريد المواد المطلوبة.

 

 

 

قسم الخدمات المساندة:

ويتولى المهام التالية:

·        الإشراف على أمن وسلامة وحماية الوزارة، ورفع الملاحظات لمدير المديرية.

·        فتح سجل بأسماء الزوار وتزويد مدير الشؤون الإدارية بكشف الأسماء يوميا.

·        تأمين الاتصالات الهاتفية من وإلى الوزارة وتسهيلها على الموظفين والمواطنين.

·        تأمين تصوير وتجليد الأوراق والملفات والتقارير المتعلقة بعمل الوزارة.

·        تأمين خدمات الضيافة لموظفي الوزارة وزوارها.

·        نقل المراسلات والملفات بين الوحدات الإدارية المختلفة مع المحافظة على سريتها.

·        الإشراف على نظافة الوزارة.

 

 

 الهيكل التنظيمي لمديرية الشؤون الإدارية: