الرئيسية الوحدات الإداريةالوحدات المركزيةالوحدات الادارية المساندة

مكتب أمين عام سجل الجمعيات



مهام مكتب أمين عام سجل الجمعيات :

تخطيط وإدارة ومتابعة تنفيذ مهام وأنشطة المكتب وتقييم أداء العاملين فيه، والتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة داخل الوزارة وجميع الجهات المعنية خارجها.

·        الإشراف على أعمال السكرتاريا اللازمة لمكتب أمين عام سجل الجمعيات، من اتصالات وطباعة وتوثيق وفهرسة وتصوير.

·        إدارة مواعيد أمين عام سجل الجمعيات وتحضير الملفات والوثائق والدعم اللوجستي وكل ما يلزم للاجتماعات والفعاليات التي يشارك بها. 

·        استقبال ضيوف أمين عام سجل الجمعيات وتسهيل مهمتهم، وتأمين وسائل النقل للوفود الزائرة بالتنسيق مع المديريات المعنية في الوزارة.

·        استلام البريد والمراسلات والمعاملات الواردة لمكتب أمين عام سجل الجمعيات، وتدقيقها، وفهرستها، وتوثيقها، وتتبع سيرها ومتابعة الإجراءات اللازمة بخصوصها، ورفع تقرير أسبوعي حولها لأمين عام سجل الجمعيات.

·        التنسيق مع ديوان سجل الجمعيات حول توثيق وتسجيل البريد الصادر من مكتب أمين سجل الجمعيات والوارد الذي يصل لمكتب أمين سجل الجمعيات مباشرة.

·        متابعة شؤون السفر لأمين عام سجل الجمعيات  والحجوزات، وإجراء المراسلات اللازمة

·        التنسيق مع المديرية المعنية في الوزارة لتأمين جميع اللوازم والقرطاسية والأجهزة والأدوات اللازمة لمكتب أمين عام سجل الجمعيات.

·        التأكد من تقديم خدمات النظافة والترتيب لمكتب أمين عام سجل الجمعيات وقاعات الاجتماعات ومكاتب الموظفين العاملين في المكتب

·        إعداد خطة العمل السنوية للمكتب ومتابعة تنفيذها.

·        التأكد من نشر التعاميم والقرارات الناظمة لإجراءات العمل.

·        عقد الاجتماعات الدورية لموظفي المكتب لتدارس الآراء ونشر المعرفة.

·        الإشراف على توثيق كافة البيانات والمعلومات الخاصة بعمل المكتب.

·        إدارة عملية تقييم أداء موظفي المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية، وتحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والمالية للمكتب.

·        الإشراف على تطوير أساليب العمل والتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة ذات العلاقة .

·        إعداد التقارير الدورية حول منجزات عمل المكتب .

·        القيام بأية مهام في مجال اختصاص الوظيفة.




مهام أمين سر مجلس إدارة سجل الجمعيات :

تخطيط وإدارة ومتابعة تنفيذ مهام وأنشطة مجلس إدارة سجل الجمعيات وتقييم أداء العاملين فيه، والتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة داخل سجل الجمعيات وجميع الجهات المعنية خارجها.

·        الإشراف على الإجراءات الخاصة بالتحضير لعقد اجتماعات مجلس إدارة سجل الجمعيات وتحضير ملفاته.

·         حضور جلسات مجلس إدارة سجل الجمعيات وتوثيق محاضر الاجتماعات.

·        متابعة المعاملات والمراسلات المتعلقة بمجلس إدارة سجل الجمعيات، والتأكد من توثيقها وفهرستها في ديوان سجل الجمعيات (وحدة القيد والإشهار).

·        التأكد من توثيق القرارات الصادرة عن مجلس الوزراء بخصوص طلب حصول الجمعيات على تبرع أو تمويل من شخص أجنبي وفقا لأحكام القانون.

·        التنسيق مع باقي الوحدات الإدارية في سجل الجمعيات،  والوزارات المعنية، وصندوق دعم الجمعيات، والجمعيات وجميع الجهات ذات العلاقة لمتابعة تنفيذ قرارات مجلس إدارة سجل الجمعيات، ورفع تقرير لمجلس إدارة سجل الجمعيات حول الإجراءات المتخذة. (مثل القرارات الخاصة بحل الجمعيات والقرارات الخاصة بدمجها وقرارات تشكيل اتحاد جمعيات...)

·         متابعة إصدار الأنظمة والتعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام قانون الجمعيات، وتعميمها على الجهات المعنية.

·        التأكد من توثيق جميع الإجراءات التي تتم بخصوص الجمعية، والتأكد من تبليغ الجمعية أي إشعارات أو قرارات صادرة بموجب أحكام القانون والأنظمة والتعليمات الصادرة بمقتضاه، وتوثيق ذلك حسب الأصول. 

·        التنسيق مع الوزارة المختصة ومديرية الموارد المالية في وزارة التنمية الاجتماعية وصندوق دعم الجمعيات لدراسة وتحليل  تقارير التدقيق المالي على سجلات وحسابات الجمعية. ومتابعة القرارات الصادرة عن مجلس إدارة سجل الجمعيات بهذا الخصوص وفقا لأحكام القانون.

·        الإشراف على إعداد نظام الاتصال الداخلي والخارجي لسجل الجمعيات، وحضور الاجتماعات الإدارية وتوثيقها وترميزها ومتابعتها.

·        المشاركة في رسم سياسات سجل الجمعيات وإعداد خططه الإستراتيجية وموازنته السنوية

·        إعداد خطة العمل السنوية للمكتب ومتابعة تنفيذها.

·        التأكد من نشر التعاميم والقرارات الناظمة لإجراءات العمل.

·        عقد الاجتماعات الدورية لموظفي المكتب لتدارس الآراء ونشر المعرفة.

·        الإشراف على توثيق كافة البيانات والمعلومات الخاصة بعمل المكتب.

·        إدارة عملية تقييم أداء موظفي المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية ، وتحديد الاحتياجات من الموارد البشرية والمالية للمكتب .

·        الإشراف على تطوير أساليب العمل والتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة ذات العلاقة داخل سجل الجمعيات وخارجه.

·        إعداد التقارير الدورية حول منجزات عمل المكتب.

·        القيام بأية مهام في مجال اختصاص الوظيفة.



الهيكل التنظيمي لمكتب أمين عام سجل الجمعيات: